Wdrożenie RODO

Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych objęte są wszystkie podmioty znajdujące się na terenie Unii Europejskiej, które w wyniku prowadzonej działalności przetwarzają dane osobowe. Wielkość instytucji nie ma w tym wypadku znaczenia - RODO obowiązuje zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i tych jednoosobowych. Kluczowe jest zatem, aby każdy administrator danych dokładnie rozumiał swoje obowiązki i potrafił się z nich wywiązać tak, aby w razie kontroli firma bądź instytucja nie została obciążona karą za działania wbrew obowiązującym przepisom.

Należy zdawać sobie sprawę, że w razie stosowania praktyk niezgodnych z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, organ nadzorczy może bez wcześniejszego upomnienia nałożyć karę pieniężną na dane przedsiębiorstwo lub instytucję. Wysokość otrzymanej kary uzależniona jest od kilku czynników, w tym:

Kara finansowa to jednak nie jedyne konsekwencje, jakie mogą czekać przedsiębiorców nieprzestrzegających przepisów zawartych w Rozporządzeniu o ochronie danych osobowych. W przypadkach, gdy skala naruszenia RODO jest na tyle duża, że doprowadziła do poważnych szkód majątkowych lub niemajątkowych osób, których dane były przetwarzane, osoby fizyczne za to odpowiedzialne mogą ponieść odpowiedzialność karną. Chcąc się uchronić przed niepożądanymi konsekwencjami swoich działań, warto z bliska przyjrzeć się sytuacji w prowadzonej placówce i ocenić, czy stosowane w niej praktyki są zgodne z aktualnie panującymi przepisami oraz RODO.

Część przedsiębiorców niekiedy decyduje się na samodzielne wdrożenie RODO w swojej firmie. Chęć redukcji kosztów często przysłania im wagę całego przedsięwzięcia, przez co na drodze mogą spotykać liczne problemy - bardzo często okazuje się, że powołany przez nich zespół nie posiada odpowiednich kompetencji w zakresie informatycznym oraz prawnym, przez co ostatecznie i tak zmuszeni są skorzystać z pomocy z zewnątrz.

Samodzielne wdrożenie RODO w firmie jest możliwe, jednak nie zawsze tak opłacalne, jak mogłoby się wydawać. W przypadku niedopatrzeń i popełnionych błędów, organ nadzorczy prawdopodobnie nałoży na organizację wysoką karę pieniężną, która znacznie będzie przewyższać koszty związane z zatrudnieniem zewnętrznego specjalisty do spraw ochrony danych. Dlatego też, przed podjęciem ostatecznej decyzji należy się poważnie zastanowić: czy moja firma jest w stanie podołać wyzwaniu?

Na tym etapie rozważań zazwyczaj większość przedsiębiorców stwierdza, że lepiej udać się po pomoc do specjalisty - i słusznie! Eksperci od RODO dysponują wiedzą i doświadczeniem, które pomagają podmiotom uchronić się przed nieprzyjemnymi konsekwencjami wynikającymi z działania niezgodnie z przepisami. Zatrudniając specjalistę zyskuje się pewność, że proces wdrożenia RODO zostanie dopięty na ostatni guzik, a organ nadzorczy nie będzie miał powodu do nałożenia na organizację kary finansowej.

Krótkim słowem podsumowania - wdrożenie RODO w firmie to przedsięwzięcie złożone, które wymaga posiadania dużej wiedzy - w szczególności w zakresie prawa. Jeżeli członkowie powołanego w tym celu zespołu nie mają kompetencji w tej dziedzinie, najlepszym rozwiązaniem będzie współpraca z zewnętrznym specjalistą do spraw ochrony danych.

Przed przystąpieniem do implementacji nowych zabezpieczeń danych trzeba ustalić, jakie rozwiązania sprawdzą się w danym przypadku najlepiej. Tylko, jak to zrobić? Na jakiej podstawie ustalić, które środki ochrony danych wdrożyć, aby zapewniały skuteczność, jednocześnie pokrywając się z wytycznymi zawartymi w RODO?

Każdy dobry Inspektor Ochrony Danych bądź ekspert RODO, wszystkie swoje działania poprzedzi sporządzeniem analizy ryzyka. Analiza ryzyka to dokument, który stanowi podstawę bezpieczeństwa danej organizacji lub firmy. Znaleźć w nim można oszacowany stopień zagrożenia związany z możliwością wycieku danych, ich nielegalnego wykorzystania przez osoby trzecie lub zniszczenia. Przykładowo, papierowa dokumentacja może być objęta ryzykiem spalenia w pożarze. Z kolei informacje przechowywane w chmurze narażone są na atak hakerski wynikający z niewystarczających zabezpieczeń plików. Do pozostałych zagrożeń zaliczyć możemy także:

Analiza ryzyka jest kluczowym i obowiązkowym elementem podczas wdrażania RODO. Ostatecznie to, jakie środki techniczne i organizacyjne zostaną zaimplementowane zależy od zakresu, kontekstu, charakteru i celu przetwarzania danych osobowych.

Chcąc być przygotowanym na wszelkie ewentualności, warto poprosić powołanego Inspektora Ochrony Danych lub zewnętrznego specjalistę ds. RODO o przygotowanie następującej dokumentacji:

Jeśli chodzi o dokumenty zalecane przez RODO, wyróżnić możemy ewidencję upoważnień oraz materiały informacyjne dla pracowników. Pierwsza pozycja występuje zazwyczaj w formie rejestru, a za jej uzupełnienie odpowiada administrator. W dokumencie tym znajdują się imiona i nazwiska osób posiadających zezwolenie do przetwarzania danych w wybranej placówce - taki spis umożliwia lepszą kontrolę nad liczbą pracowników, którzy otrzymali stosowne upoważnienia.

Materiały informacyjne dla pracowników z kolei to dokumenty, których celem jest podnoszenie świadomości personelu na temat istoty ochrony danych osobowych. Co ciekawe, Polityka Ochrony Danych Osobowych może pełnić rolę owego materiału informacyjnego, ze względu na zawartość szczegółowego opisu zasad przetwarzania informacji. Na ewentualną potrzebę stworzenia tego dokumentu wskazuje art. 24 ust. 2 RODO.

Poprawne wdrożenie RODO w firmie polega nie tylko na odtwórczej implementacji przepisów prawa, ale przede wszystkim na realnym zaangażowaniu placówki w stworzenie własnego, niezawodnego systemu ochrony danych osobowych. Wielu przedsiębiorców - czy to ze względu na niewystarczające kompetencje w zakresie RODO, czy też niewiedzę powołanego przez siebie zespołu wdrożeniowego - nie jest w stanie poprowadzić całego przedsięwzięcia tak, aby zakończyło się sukcesem. Na szczęście, Ty nie musisz się już o to martwić. Jeżeli prowadzisz własną firmę i musisz wdrożyć w niej RODO ale nie wiesz, jak się do tego zabrać - chętnie Ci we wszystkim pomogę.

Nazywam się Agata Lasota-Jądrzak i jestem ekspertem do spraw ochrony danych osobowych. W branży działam już od blisko 23 lat, na bieżąco poszerzam także swoje kompetencje w zakresie prawnej ochrony informacji. W Twojej firmie kompleksowo przeprowadzę proces wdrożenia RODO w zgodzie z unijną reformą o ochronie danych osobowych. Sporządzę niezbędną dokumentację, w tym analizę ryzyka, procedury ochrony danych, czy też rejestr czynności ich przetwarzania. Poprowadzę również szkolenia dla personelu, aby mógł on w pełni zrozumieć zaistniałe w organizacji zmiany. Na koniec szkolenia każdy z pracowników otrzyma certyfikat, potwierdzający jego uczestnictwo w warsztatach.

W zakresie świadczonych przeze mnie usług mieści się również wykonanie audytu RODO - dokumentacji przedstawiającej zaistniałe w firmie uchybienia pod względem Rozporządzenia o ochronie danych. Dzięki temu nie musisz zatrudniać szeregu specjalistów odpowiedzialnych za pojedyncze zadania - zajmę się wszystkim od początku, aż do samego końca.