Wizerunek pracownika na identyfikatorze służbowym

Identyfikatory służbowe z fotografią to dziś standard w wielu firmach. Ułatwiają kontrolę dostępu, poprawiają bezpieczeństwo i usprawniają identyfikację osób przebywających na terenie organizacji. Jednocześnie budzą jednak uzasadnione pytania: czy umieszczenie zdjęcia pracownika na identyfikatorze jest zgodne z przepisami? Czy zawsze potrzebna jest na to bezpośrednia zgoda osoby zatrudnionej?

RODO a identyfikator pracownika – czy wizerunek to dane osobowe?

Wizerunek pracownika, utrwalony w postaci fotografii na identyfikatorze służbowym, niewątpliwie spełnia definicję danych osobowych zawartą w art. 4 pkt 1 RODO. Pozwala bowiem na jednoznaczną identyfikację konkretnej osoby fizycznej. Oznacza to, że już samo utrwalenie wizerunku – a nie tylko jego rozpowszechnianie – jest przetwarzaniem danych osobowych i wymaga odpowiedniej podstawy prawnej.

Kwestia ta budzi spore kontrowersje wśród przedsiębiorców. Z jednej strony, pracodawcy chcą zapewnić bezpieczeństwo w swoich placówkach oraz sprawnie kontrolować dostęp do pomieszczeń firmowych. Z drugiej – muszą przestrzegać przepisów RODO, które nakładają na nich szereg obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych pracowników.

Na jakiej podstawie pracodawca może umieścić zdjęcie pracownika na identyfikatorze?

Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim poradniku pt. „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy" z października 2018 roku zajął dość restrykcyjne stanowisko.

Według UODO, ponieważ wizerunek pracownika nie znajduje się wśród danych wymienionych w Kodeksie pracy, pracodawca może go pozyskać i umieścić na identyfikatorze wyłącznie za zgodą osoby zatrudnionej. Co istotne – zgoda ta musi być udzielona dobrowolnie, a pracownik powinien mieć realną możliwość odmowy, bez poniesienia jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Trudność tkwi jednak w specyfice relacji służbowej. Aprobata wyrażona przez podwładnego względem przełożonego rodzi uzasadnione pytania o jej faktyczną swobodność. Co więcej, zgodnie z charakterem zgody określonym w RODO, pracownik zachowuje możliwość jej wycofania w dowolnym czasie – co stwarza istotne problemy praktyczne. Wyobraźmy sobie organizację, w której jedynie wybrani członkowie zespołu zgodzili się na umieszczenie fotografii na przepustce. Taki niespójny system nie zapewni właściwej weryfikacji ani nie ograniczy skutecznie dostępu osobom nieupoważnionym.

Regulamin pracy jako klucz do zgodności z RODO

Przepis art. 104 § 1 Kodeksu pracy przyznaje przedsiębiorcy kompetencję do normowania w regulaminie zasad funkcjonowania organizacji – obejmuje to między innymi reguły obecności, sposób jej dokumentowania oraz warunki przebywania w przestrzeni firmowej. Skoro regulamin stanowi źródło prawa pracy (art. 9 § 1 k.p.), może on obejmować także procedury związane z przepustkami i weryfikacją tożsamości osób wchodzących na teren zakładu.

Jeżeli firmowy regulamin wprowadza wymóg posiadania identyfikatorów zawierających fotografię, a właściciel przedsiębiorstwa dokona rzetelnej analizy proporcjonalności takiego rozwiązania – analogicznie jak do wymagań stawianych przy instalacji kamer monitorujących – to uzyskiwanie indywidualnych zgód staje się zbędne. Należy bowiem podkreślić, że wykorzystanie fotografii ogranicza się wyłącznie do potrzeb wewnętrznych, nie służy publikacji zewnętrznej ani upowszechnianiu podobizny poza organizacją.