Dyrektywa o jawności wynagrodzeń a RODO — jak HR może nieświadomie narazić firmę na podwójną karę?

Twój dział HR pilnuje każdego szczegółu. Widełki płacowe w ogłoszeniach? Są. Zakaz pytania kandydata o historię zarobków? Przestrzegany. Polityka równości płac? W dokumentach. I właśnie ta skrupulatność może stać się problemem — jeśli wdrażając nowe przepisy o jawności wynagrodzeń, HR nie pamięta, że te same dane to równocześnie dane osobowe chronione przez RODO.

Jedno potknięcie, dwa reżimy prawne, dwa organy: PIP i UODO. W tym artykule pokazuję, gdzie dokładnie dochodzi do kolizji i jak jej uniknąć.

Najpierw ustalmy, co już obowiązuje — a co jeszcze nie

To rozróżnienie robi ogromną różnicę praktyczną, a większość artykułów w sieci go nie wprowadza.

Od 24 grudnia 2025 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), która już teraz nakłada na pracodawców konkretne obowiązki:

• Widełki płacowe w rekrutacji — kandydat musi otrzymać informację o wynagrodzeniu (kwota lub przedział) najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną. Nowy art. 18³ᶜᵃ KP nie wymaga umieszczania widełek bezpośrednio w ogłoszeniu, ale informacja musi dotrzeć do kandydata na etapie umożliwiającym świadome negocjacje.
• Zakaz pytania o historię zarobków — pracodawca nie może już pytać kandydata o wysokość wynagrodzenia w obecnej ani poprzednich firmach. Zmieniony art. 22¹ KP wprost to wyłącza z katalogu danych, które wolno pozyskiwać.
• Neutralność ogłoszeń i nazw stanowisk — przepisy wymagają, by oferty pracy nie zawierały kryteriów dyskryminujących ze względu na płeć.

Jeszcze nieobowiązujące: pełna transpozycja dyrektywy UE 2023/970 — w tym prawo pracownika do żądania informacji o średnich wynagrodzeniach w grupie porównywalnej i obowiązkowe raportowanie luki płacowej — było zaplanowane na 7 czerwca 2026 r., ale prace legislacyjne się opóźniły. Pełne przepisy wejdą prawdopodobnie w 2027 r. Pierwsze raporty luki płacowej (dla firm zatrudniających 250 i więcej osób) będą składane w 2027 r., obejmując dane za rok 2026.

Dlaczego to ważne? Ponieważ firmy, które dobrowolnie już teraz wdrażają elementy dyrektywy — a wiele tak robi, chociażby z powodów employer brandingowych — muszą to robić zgodnie z RODO. Nie ma żadnego przepisu przejściowego, który je z tego zwalniałby.

Trzy sytuacje, w których przepisy się zderzają

1. Raport luki płacowej w małym dziale

Dyrektywa wymaga raportowania luki płacowej w podziale na kategorie pracowników wykonujących „pracę o takiej samej wartości". Brzmi prosto — dopóki nie spojrzysz na liczby w konkretnej firmie.

Firma zatrudnia 80 osób. W kategorii „starszy specjalista ds. sprzedaży" pracują cztery osoby: trzy kobiety i jeden mężczyzna. Raport wykazuje lukę płacową 12%. HR przesyła dane zarządowi i przedstawicielom pracowników w arkuszu Excel.

Problem: w kategorii z czterema osobami, z podziałem na płeć, dane przestają być anonimowe. Każdy, kto zna skład zespołu, może ustalić, ile zarabia konkretna osoba. To naruszenie zasady minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO — bo przekazano więcej informacji niż niezbędne — oraz możliwe naruszenie zakazu przetwarzania bez właściwej podstawy prawnej.

Co zrobić: Ustal wewnętrzny próg anonimizacji przed udostępnieniem raportu. Standardowo stosowane w praktyce minimum to 5–10 osób w kategorii. Jeśli kategoria jest mniejsza, albo połącz ją z porównywalną grupą, albo wyłącz z szczegółowego raportu i zaznacz to w dokumentacji.

2. Pracownik pyta o średnią płacę w swoim dziale

Gdy pełna dyrektywa wejdzie w życie, każdy pracownik będzie mógł złożyć wniosek o informację o średnim wynagrodzeniu według płci w grupie pracowników wykonujących pracę o takiej samej wartości co on. Pracodawca ma miesiąc na odpowiedź.

Ale co, jeśli w tej grupie pracują trzy osoby? Albo jedna kobieta i dwóch mężczyzn, a pracownik zna swoich kolegów? Średnia podana w podziale na płeć natychmiast ujawnia zarobki konkretnej osoby.

Dwa reżimy prawne tu kolidują: prawo pracy nakazuje odpowiedzieć, RODO zakazuje ujawniać dane pozwalające zidentyfikować osobę. Odmowa odpowiedzi narusza przepisy o równości wynagrodzeń; odpowiedź bez przemyślenia — narusza RODO.

Co zrobić: Przygotuj procedurę obsługi takich wniosków zanim zaczniesz je otrzymywać. Odpowiedź powinna zawierać dane zagregowane powyżej progu anonimizacji. Jeśli kategoria jest zbyt mała — pisemnie wyjaśnij pracownikowi, że udostępnienie danych w tym zakresie identyfikowałoby innych pracowników, i zaproponuj dane na wyższym poziomie agregacji (np. cały dział zamiast konkretnej grupy stanowisk).

3. Formularz rekrutacyjny, który pyta o „aktualny CTC"

To błąd wciąż spotykany — zwłaszcza w formularzach kandydackich opartych na starych szablonach, platformach ATS lub formularzach z polecenia zewnętrznej agencji rekrutacyjnej.

Od 24 grudnia 2025 r. pytanie o wynagrodzenie w obecnej lub poprzedniej firmie jest wprost wykluczone przez znowelizowany art. 22¹ KP. Ale tu dochodzi RODO: zbieranie tych danych bez podstawy prawnej to naruszenie art. 6 RODO — brak jest zarówno zgody, jak i obowiązku prawnego czy uzasadnionego interesu, który mógłby to uzasadnić.

Jeden formularz z jednym pytaniem = potencjalnie dwa naruszenia, dwa organy uprawnione do działania.

Co zrobić: Przeprowadź audyt wszystkich formularzy kandydackich — własnych i tych w systemach ATS. Usuń pytania o aktualny lub poprzedni poziom wynagrodzenia. Zaktualizuj klauzulę informacyjną dla kandydatów, wyraźnie wskazując, jakie dane zbierasz i na jakiej podstawie.

Co trzeba zaktualizować w dokumentacji RODO

Jeśli wprowadzasz jawność wynagrodzeń — nawet dobrowolnie, przed obowiązkiem ustawowym — to jednocześnie zaczynasz przetwarzać dane osobowe w nowym celu lub w nowym zakresie. To wymaga aktualizacji dokumentacji.

Rejestr Czynności Przetwarzania powinien zyskać nowe wpisy lub zaktualizowane istniejące:

• Raportowanie luki płacowej — cel przetwarzania, kategorie danych (wynagrodzenie, płeć, kategoria stanowiska), podstawa prawna (obowiązek prawny z art. 6 ust. 1 lit. c RODO — ale uwaga: dopiero gdy polska ustawa wejdzie w życie; do tego czasu możliwy jest uzasadniony interes lub wykonanie umowy, w zależności od kontekstu), odbiorcy, okres retencji danych.
• Udostępnianie danych o wynagrodzeniach pracownikom — gdy pracownik składa wniosek o informację o średnich płacach, przetwarzasz dane innych pracowników w celu udzielenia odpowiedzi.
• Procesy rekrutacyjne — aktualizacja zakresu zbieranych danych (usunięcie historii wynagrodzeń, dodanie widełek jako elementu procesu).

Klauzule informacyjne — zarówno dla pracowników, jak i dla kandydatów, powinny odzwierciedlać rzeczywisty zakres przetwarzanych danych. Pracownik musi wiedzieć, że jego dane o wynagrodzeniu będą teraz przetwarzane w celu raportowania luki płacowej.

Co grozi, jeśli zignorujesz którąkolwiek ze stron

Naruszenie przepisów o równości wynagrodzeń (prawo pracy) może skutkować postępowaniem Państwowej Inspekcji Pracy, odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec pracownika lub kandydata oraz, po wejściu pełnych przepisów, sankcjami finansowymi przewidzianymi w nowej ustawie.

Naruszenie RODO przy przetwarzaniu danych płacowych to — zależnie od charakteru naruszenia — kary do 10 mln EUR lub 2% rocznego obrotu (art. 83 ust. 4 RODO) albo do 20 mln EUR lub 4% obrotu (art. 83 ust. 5 RODO).

Obie odpowiedzialności są od siebie niezależne. To właśnie oznacza „podwójna kara" z tytułu artykułu — nie jeden podmiot nakłada ją dwa razy, ale dwa niezależne reżimy prawne są naruszone tym samym działaniem.

Krótka lista kontrolna dla działu HR

Zanim wdrożysz cokolwiek z zakresu jawności wynagrodzeń, sprawdź:

1. Czy formularz rekrutacyjny pyta o historię zarobków kandydata? Jeśli tak — usuń to pytanie.
2. Czy klauzula informacyjna dla kandydatów jest aktualna i wymienia nowe podstawy przetwarzania?
3. Czy przygotowałeś procedurę odpowiedzi na wnioski pracownicze o informację o średnich płacach — z uwzględnieniem progu anonimizacji?
4. Czy Rejestr Czynności Przetwarzania odzwierciedla nowe operacje na danych płacowych?
5. Czy raporty luki płacowej, które tworzysz lub planujesz tworzyć, przeszły weryfikację pod kątem identyfikowalności danych?

Wdrażasz jawność wynagrodzeń i chcesz mieć pewność, że nie naruszasz przy tym RODO? Przeprowadzam audyty RODO, pomagam zaktualizować dokumentację i wdrożenie RODO pod kątem zmian w prawie pracy, a jeśli Twój dział HR potrzebuje solidnych podstaw — prowadzę też szkolenia RODO dostosowane do konkretnej firmy. Zdalnie lub stacjonarnie dla firm z Poznania i Wielkopolski. Napisz lub zadzwoń.