RODO a praca zdalna i hybrydowa – jak zabezpieczyć dane poza biurem

Praca poza siedzibą firmy stała się standardem w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach. Jednocześnie wraz ze zmianą organizacji procesu realizacji zadań wzrósł także poziom ryzyka związany z bezpieczeństwem danych osobowych. Gdy dokumenty i systemy opuszczają biuro, zwiększa się liczba punktów podatnych na naruszenia. Pamiętaj, że jako administrator danych nadal odpowiadasz za ochronę danych osobowych zgodną z RODO – niezależnie od miejsca wykonywania zadań przez pracowników.

RODO a zagrożenia dla danych osobowych przy pracy zdalnej

RODO wymaga stosowania adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych. Żaden model pracy nie zwalnia z tego obowiązku. W przypadku pracy poza biurem największym problemem okazuje się zwykle brak kontroli nad środowiskiem pracy. Pracownik często korzysta z domowej sieci Wi-Fi, prywatnego komputera lub telefonu. Ponadto niejednokrotnie pracuje w przestrzeni współdzielonej z innymi domownikami. Zwiększa to ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych, ich utraty lub przypadkowego ujawnienia. Do typowych zagrożeń w pracy zdalnej należą:

• brak szyfrowania dysków i nośników danych,
• używanie słabych haseł lub ich powielanie,
• praca na niezabezpieczonych sieciach publicznych,
• drukowanie dokumentów bez właściwego nadzoru,
• brak aktualizacji systemów i oprogramowania.

Zabezpieczenia techniczne poza biurem

Podstawą jest standaryzacja narzędzi. Firma powinna jasno określić, na jakim sprzęcie i w jakich systemach wolno pracować. Bezpieczny dostęp do danych to taki, który jest ograniczony i monitorowany. Stosunkowo proste rozwiązania znacząco ograniczają skutki ewentualnego incydentu. W praktyce sprawdzają się następujące środki ostrożności:

• szyfrowanie dysków twardych i nośników przenośnych,
• obowiązkowe używanie VPN podczas korzystania z zasobów firmowych,
• uwierzytelnianie dwuskładnikowe,
• centralne zarządzanie aktualizacjami,
• blokada ekranu i automatyczne wylogowanie.

Organizacja pracy zgodna z RODO

Same narzędzia nie wystarczą. Równie istotne są procedury i jasne zasady. Pracownik musi wiedzieć, jak postępować z danymi i czego nie wolno mu robić poza biurem. Warto wprowadzić:

• regulamin pracy zdalnej z elementami ochrony danych,
• instrukcję bezpiecznego korzystania ze sprzętu,
• zasady przechowywania dokumentów papierowych,
• procedurę zgłaszania naruszeń.

Rola szkoleń i audytów

Naruszenia RODO bardzo często wynikają z błędów ludzkich. Dlatego szkolenia z ochrony danych są niezbędne, zwłaszcza przy zmianie modelu pracy. Powinny obejmować realne scenariusze i konkretne zagrożenia. Regularne audyty pozwalają ocenić, czy przyjęte środki faktycznie działają. Tym sposobem łatwiej wykazać zgodność z RODO i ograniczyć ryzyko kar finansowych oraz utraty zaufania klientów. 

W naszej ofercie znajduje się profesjonalny i szybki audyt RODO dla firm różnych rozmiarów. Prowadzimy również szkolenia RODO dla kadry zarządzającej i pracowników. Skontaktuj się z nami dla pewności bezpiecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa w rzeczywistości pracy zdalnej i hybrydowej.