Ochrona danych osobowych a sklepy internetowe

Każdy przedsiębiorca doskonale wie, że zarządzanie sklepem internetowym wymaga regularnego i skrupulatnego śledzenia aktualnych przepisów prawa - jeżeli któryś aspekt prowadzonej przez nas działalności odbiega od obowiązujących norm, należy tę kwestię jak najszybciej uregulować. Podobnie sprawa wygląda w kwestii dokumentacji: jej posiadanie i prowadzenie jest niezbędne, jeśli chcemy działać w zgodzie z przepisami. Co ciekawe, w przypadku sklepów internetowych, nie tylko kwestie księgowe, regulaminy czy informacje o plikach cookies są istotne, ale również materiały powiązane z RODO.

Spis treści:

1. Czym jest RODO?
2. Definicja danych osobowych
3. Kto jest administratorem danych w sklepie online?
    3.1 Obowiązki administratora danych w sklepie online
4. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych a RODO
5. Polityka prywatności zgodna z RODO
    5.1 Jak powinna wyglądać polityka prywatności?
6. Bezpieczeństwo danych osobowych
7. Nieprzestrzeganie RODO a konsekwencje
8. RODO w świecie e-commerce

Czym jest RODO?

Termin RODO obejmuje przepisy dotyczące Ochrony Danych Osobowych, które zostały wprowadzone przez władze Unii Europejskiej 25 maja 2018 roku. Koncentrują się one na zbieraniu i przetwarzaniu informacji, głównie o osobach fizycznych. Ich zastosowanie nie ogranicza się jednak tylko do sklepów online, ale obejmuje wszystkie jednostki gromadzące dane indywidualne. Przepisy RODO nakładają konkretne zobowiązania na podmioty w zakresie przechowywania informacji i powiadamiania osób, których dane są przetwarzane. Głównym celem tych zasad jest wzmocnienie ochrony informacji osobistych przez spójne i szczegółowe regulacje w całej Unii Europejskiej.

Definicja danych osobowych

Dane osobowe to informacje, które pozwalają zidentyfikować określoną osobę fizyczną. Mogą one dotyczyć takich aspektów jak imię, nazwisko, numer identyfikacyjny, dane lokalizacyjne czy informacje online (np. identyfikator cookie czy adres IP). Mogą to być również czynniki specyficzne dotyczące fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, psychicznej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej tożsamości danej osoby. W kontekście prawa Unii Europejskiej, szczegółowa definicja danych osobowych jest zawarta w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).

Kto jest administratorem danych w sklepie online?

W świecie biznesu online, przetwarzanie danych osobowych stało się nieuniknionym elementem działalności. Te informacje są kluczowe, by wysłać produkt pod określony adres klienta, czy umożliwić mu dostęp do zakupionego kursu online. Bez tych danych, nie możemy również wystawić indywidualnego rachunku czy faktury. Dlatego też, w sklepie internetowym zawsze przetwarza się dane osobowe.

Kim jest administrator danych? W uproszczeniu, to osoba lub podmiot decydujący, które dane i w jakim celu są przetwarzane. W większości przypadków, jest to właściciel sklepu. Jeżeli zastanawiasz się nad formalnym określeniem administratora danych, oto kilka kluczowych informacji:

• Jeżeli prowadzisz sklep jako osoba z wpisem do CEiDG, administratorem danych będzie na przykład "Jan Nowak, prowadzący działalność pod nazwą XYZ, z siedzibą w miejscowości XXX".
• Dla spółki z o.o. lub S.A., administratorem jest sama spółka.
• Prowadząc sprzedaż jako osoba prywatna bez oficjalnej rejestracji działalności, stajesz się administratorem danych, podając swoje pełne dane i adres.

Jest ważne, by klient znał tożsamość oraz dane kontaktowe administratora jeszcze przed dokonaniem zakupów. Zwykle taka informacja jest zawarta w regulaminie sklepu czy polityce prywatności.

Obowiązki administratora danych w sklepie online

Jako osoba odpowiedzialna za dane w świetle RODO, musisz spełnić określone obowiązki, obejmujące:

• utworzenie i prowadzenie rejestru działań przetwarzania danych dla Twojego sklepu internetowego,
• dokonanie oceny ryzyka w kontekście potencjalnych zagrożeń, takich jak ujawnienie, utrata czy zniszczenie danych,
• podpisanie umów zewnętrznych dotyczących przetwarzania danych z podmiotami takimi jak biuro rachunkowe, które ma dostęp do danych Twoich pracowników czy klientów,
• stworzenie i wdrożenie zasad ochrony danych osobowych,
• opracowanie wytycznych do zarządzania systemem informatycznym (dotyczy to również w sytuacji, gdy dysponujesz jednym komputerem lub innym urządzeniem w firmie),
• ustalenie procedury reagowania na incydenty związane z naruszeniem bezpieczeństwa danych.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych a RODO

Niektórzy właściciele sklepów internetowych błędnie przypuszczają, że konieczne jest uzyskanie zgody klienta na przetwarzanie jego danych do przeprowadzenia transakcji zakupowej. Takie założenie można często zauważyć na stronach różnych, nawet renomowanych sklepów online. Jest to jednak mit, który nie ma oparcia w przepisach RODO.

RODO pozwala na przetwarzanie podstawowych informacji klienta w celu realizacji umowy, takiej jak zakup online, pod warunkiem, że to klient inicjuje zakup. Transakcje dokonane online również stanowią formę umowy, choć zawartej zdalnie, a jej treść określa regulamin sklepu. W tym kontekście można zbierać takie dane jak imię, nazwisko, adres, numer telefonu czy e-mail, bez konieczności uzyskiwania zgody, ale tylko w celu przeprowadzenia transakcji.

Jeżeli jednak planujemy przesyłać klientom materiały marketingowe dotyczące naszego sklepu, np. biuletyn z nowościami, konieczne jest uzyskanie ich wyraźnej zgody. Takiej zgody nie można ukrywać w drobnym druczku regulaminu ani ustawiać jej dla każdego automatycznie. Klient musi mieć możliwość dokonania świadomej decyzji o wyrażeniu tej zgody. Jedynie wtedy zgoda ta jest zgodna z RODO. W przypadku newsletterów, zgoda może być uzyskana elektronicznie, zarówno na stronie www, jak i podczas zakupów online.

Polityka prywatności zgodna z RODO

Dokument znany wszystkim - polityka prywatności. Za jej pośrednictwem właściciele stron i sklepów internetowych spełniają tzw. obowiązek informacyjny. Zgodnie z prawem istnieją pewne dane, które jako właściciel musisz udostępnić osobom odwiedzającym Twoją witrynę lub sklep online. Należą do nich informacje, takie jak: identyfikacja i adres podmiotu odpowiedzialnego za dane, a także cele przetwarzania tych danych. W polityce prywatności znajdują się również prawa użytkownika zapewniane przez RODO.

Jak powinna wyglądać polityka prywatności?

Wszystkie dokumenty sklepu, takie jak jego regulamin, polityka ochrony prywatności oraz zasady dotyczące plików cookies, powinny być zgodne z RODO. W polityce ochrony prywatności klient musi zostać poinformowany o następujących zagadnieniach:

• zakres zbieranych informacji;
• metoda przechowywania informacji osobistych;
• prawo do wniesienia wniosku o usunięcie danych i możliwość bycia "usuniętym" z bazy;
• procedury w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa i utraty danych;
• precyzyjne dane kontaktowe przedsiębiorcy, chociaż zwykle są one zawarte w regulaminie;

Generalnie, zgodnie z wytycznymi RODO, powinno się gromadzić jedynie te informacje, które są kluczowe dla świadczenia konkretnej usługi. Dla sklepu online oznacza to dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji zakupowej.

Bezpieczeństwo danych osobowych

RODO wymaga od przedsiębiorcy korzystania z systemów IT, które gwarantują pełne bezpieczeństwo danych. W wielu sytuacjach, serwer hostingowy sklepu jest w posiadaniu zewnętrznego dostawcy, dlatego warto upewnić się, czy dostawca ten przestrzega wszystkich niezbędnych standardów. Ważne jest także, by wziąć pod uwagę inne kryteria związane z bezpieczeństwem, określone przez RODO. Sklep online powinien posiadać certyfikat SSL, stosować odpowiednie metody szyfrowania danych oraz regularnie tworzyć ich kopie zapasowe. Nie jest dopuszczalne trzymanie dokumentów z danymi w miejscach dostępnych dla wszystkich, np. na biurku czy na tablicach ogłoszeń. Dostęp do informacji powinien być ograniczony jedynie do osób, które potrzebują tych danych do wykonywania swoich zadań, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Nieprzestrzeganie RODO a konsekwencje

Od dnia 25 maja 2018 r. RODO wprowadziło szereg istotnych zmian. W Polsce nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych sprawuje Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) kierowany przez prezesa urzędu. Obecnie, za niestosowanie się do przepisów, możliwe jest nałożenie grzywny do wysokości 20 mln EUR albo 4% rocznego obrotu, zależnie od tego, która suma jest większa. Wysokość kary jest ustalana w oparciu o charakter naruszenia, wielkość obrotów firmy oraz zaangażowanie w ochronę danych ze strony administratora. Im bardziej jesteś zaangażowany w ochronę danych, tym mniejsze ryzyko otrzymania dużej grzywny.

RODO w świecie e-commerce

W erze cyfrowej, gdzie technologia ewoluuje w zawrotnym tempie, ochrona danych osobowych stała się nie tylko obowiązkiem, ale przede wszystkim priorytetem dla każdego przedsiębiorcy. Sklepy internetowe, będące często pierwszym kontaktem klienta z marką, muszą zapewnić bezpieczeństwo oraz transparentność w przetwarzaniu danych swoich klientów.

RODO, choć dla wielu wydawało się wyzwaniem, stanowi fundament, na którym powinniśmy budować relacje z naszymi klientami w sieci. Dbanie o przestrzeganie jego postanowień to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale przede wszystkim manifest szacunku dla prywatności każdego z nas. W erze, kiedy zaufanie jest jednym z najcenniejszych walorów marki, nie możemy sobie pozwolić na jego utratę. Wzmacniajmy więc nasze procedury, szkolmy pracowników i nieustannie informujmy kontrahentów o ich prawach. W końcu to zaufanie i lojalność klienta są największym atutem w świecie e-commerce.