Wraz z dynamicznym rozwojem technologii zmienia się sposób prowadzenia biznesu, w tym także wymiany informacji. Jednym z fundamentów obrotu gospodarczego wciąż jednak pozostaje faktura – dokument, który potwierdza zawarcie transakcji pomiędzy dostawcą, a odbiorcą towarów lub usług.
Choć faktury od lat pełnią kluczową rolę w relacjach handlowych, to w kontekście zaostrzających się przepisów RODO, ich przetwarzanie nabiera nowego znaczenia. Przedsiębiorcy stoją przed wyzwaniem, jak sprostać wymogom prawnym w zakresie ochrony prywatności klientów, jednocześnie prowadząc działalność zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Temat faktur i zawartych w nich danych osobowych staje się więc istotny dla każdej firmy, która dąży do budowania odpowiedzialnej marki i utrzymania zaufania w relacjach biznesowych.
Czy dane na fakturze to dane osobowe?
Faktury są nieodłącznym elementem działalności gospodarczej i zgodnie z przepisami muszą zawierać szereg danych identyfikujących przedsiębiorcę.
Na podstawie art. 106e ustawy o VAT, dokumenty te powinny zawierać takie dane jak: nazwisko i imię, adres oraz kontakt do przedsiębiorcy. Ze względu na to, że informacje te pozwalają na identyfikację osoby fizycznej, są one uznawane za dane osobowe, a więc podlegają ochronie zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.
Dane osobowe mogą być przetwarzane jedynie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, która to umożliwia. W przypadku faktur typowe podstawy przetwarzania to:
- zgoda osoby, której dane dotyczą;
- konieczność przetwarzania danych w celu realizacji umowy;
- spełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych;
- uzasadniony interes administratora lub osoby trzeciej, o ile nie narusza to praw osoby, której dane dotyczą.
Zatem faktury, które zawierają dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, podlegają regulacjom RODO, a przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na zasady ich przetwarzania i ochrony, aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem.
Programy do wystawiania faktur a RODO
Programy do wystawiania faktur, ze względu na przetwarzanie danych osobowych klientów, muszą być zgodne z wymogami RODO. Oznacza to, że powinny zapewniać odpowiednie zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem, zarówno na poziomie użytkownika, jak i serwera przechowującego bazy danych. Wymagania te obejmują nie tylko ochronę dostępu, ale również integralność danych i autentyczność ich pochodzenia, co zapobiega przypadkowym lub celowym modyfikacjom treści faktur.
Wybór oprogramowania zgodnego z RODO jest kluczowy dla przedsiębiorców, ponieważ gwarantuje nie tylko zgodność z przepisami, ale również ochronę prywatności klientów i partnerów biznesowych.