Czym grozi wyciek danych osobowych w firmie?

Nie da się ukryć, że odkąd nasz świat zaczął zmierzać ku wszechobecnej cyfryzacji, dane stały się najważniejszymi aktywami każdej firmy. Od informacji o klientach, po wewnętrzne tajemnice korporacyjne - każdy dokument przechowywany w systemie przedsiębiorstwa stanowi łakomy kąsek dla cyberprzestępców. Niestety, w mediach coraz częściej słyszymy o sytuacjach, w których to dochodzi do wycieku wrażliwych danych w poszczególnych przedsiębiorstwach. Z jakimi wówczas konsekwencjami muszą mierzyć się ich właściciele?

Spis treści:

1. Wyciek danych według RODO
2. Wyciek danych osobowych | Potencjalne konsekwencje
    2.1 Postępowanie PUODO
    2.2 Spadek reputacji firmy
3. Co zrobić w przypadku wycieku danych osobowych?
    3.1 Zgłoszenie wycieku danych osobowych
        3.1.1 Wyciek danych | Zgłaszać czy nie zgłaszać?

Wyciek danych według RODO

Incydent, w którym doszło do nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych (np. pracowników i klientów danej firmy, bądź użytkowników wybranej aplikacji) nazywamy wyciekiem danych. Głównym aktem prawnym, który reguluje następstwa tego typu zdarzeń w Unii Europejskiej jest rozporządzenie o ochronie danych osobowych, powszechnie funkcjonujące jako RODO.

Mówiąc szerzej, RODO określa wyciek jako naruszenie bezpieczeństwa przechowywanych, przekazywanych lub w inny sposób przetwarzanych danych osobowych, prowadzące do ich przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmodyfikowania, ujawnienia bądź udzielenia do nich dostępu osobom trzecim. W praktyce oznacza to, że każda sytuacja, gdy dane osobowe wychodzą poza kontrolę firmy, traktowana jest jako potencjalne naruszenie RODO.

Wyciek danych osobowych | Potencjalne konsekwencje

Ustawa RODO określa wiele konsekwencji, które mogą spotkać przedsiębiorców w związku z naruszeniem ochrony danych w swoich firmach. Do najbardziej dotkliwych bez wątpienia należy zaliczyć surowe kary finansowe, które mogą osiągnąć wysokość do 20 milionów euro lub 4% globalnego obrotu firmy z poprzedniego roku - obowiązuje wyższa kwota. Poza tym, naruszenie często pociąga za sobą dodatkowe zobowiązania, takie jak tymczasowy zakaz przetwarzania danych, a w ekstremalnych sytuacjach - zakaz działalności, odpowiedzialność karną oraz konieczność wypłaty odszkodowania ofiarom wycieku.

Postępowanie PUODO

W Polsce wszczęcie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) jest poważnym zdarzeniem, często postrzeganym jako kara sama w sobie. Firmy, które stają w obliczu takiego postępowania, powinny podejść do niego z pełnym zaangażowaniem i gotowością do ścisłej współpracy z organem nadzorczym. Doświadczenie pokazuje, że wiele kar nakładanych przez PUODO wynika z braku komunikacji i odpowiedzi na zapytania urzędu, a nie z faktu naruszenia danych. Ignorowanie wezwań czy próba omijania procedur może prowadzić do surowych konsekwencji, a w skrajnych przypadkach – do wysokich grzywien, które mają służyć jako przestroga dla innych podmiotów, podkreślając wagę przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

Spadek reputacji firmy

Skutki wycieku danych mogą obejmować również negatywny wpływ na reputację firmy. Wiadomości o incydentach łatwo przenikają do opinii publicznej, sprawiając, że marka lub całe przedsiębiorstwo stają się przedmiotem otwartych dyskusji, a ich wizerunek może ulec degradacji. Wielu klientów, dowiadując się o wyciekach, traci zaufanie do danego podmiotu, czego następstwem są straty finansowe oraz spadek lojalności kontrahentów.

Co robić w przypadku wycieku danych osobowych?

Kiedy mimo wszelkich zabezpieczeń dojdzie do wycieku danych, niezbędne jest szybkie działanie. Regulacje RODO głoszą, że mamy zaledwie 72 godziny na poinformowanie PUODO o naruszeniu, licząc od momentu, kiedy mamy "wystarczającą dozę pewności" o jego wystąpieniu. Termin ten liczy się bez względu na dni robocze, co jest istotne, gdy incydent zdarza się tuż przed weekendem.

Sam proces ustalania faktu naruszenia może wymagać pewnego czasu, aby przeprowadzić wstępne dochodzenie i ocenić skalę problemu. Jednak oczekuje się, aby jak najszybciej rozpocząć działania wyjaśniające i dokładnie zidentyfikować okoliczności zdarzenia. W przypadkach, kiedy istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, że naruszenie może wpłynąć na prawa lub wolności osób fizycznych, zgłoszenie nie jest wymagane. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę rygorystyczną postawę PUODO w tej kwestii, zaleca się postępowanie z ostrożnością i składanie zgłoszenia nawet jeżeli uznamy, że może być ono zbędne. W przypadku dużych wątpliwości, zaleca się wcześniejszą konsultację ze specjalistą ds. RODO.

Zgłoszenie wycieku danych

Informując PUODO o naruszeniu, należy dostarczyć konkretny zestaw danych. Wśród nich powinien znaleźć się opis naruszenia, w tym jego kategoria oraz liczba dotkniętych nim osób. Ponadto warto wskazać potencjalne skutki wycieku wraz z działaniami podjętymi lub proponowanymi w celu zaradzenia problemowi i ograniczenia jego wpływu. Jeśli zgłoszenie zostanie złożone po 72 godzinach od wykrycia naruszenia, konieczne jest dostarczenie wyjaśnienia przyczyn tego opóźnienia. W sytuacji, gdy zgłaszający nie jest w stanie dostarczyć pełnych informacji na temat wycieku od razu, dodatkowe dane powinny być przekazywane etapami, ale bez zbędnej zwłoki.

Wyciek danych | Zgłaszać czy nie zgłaszać?

Wyciek danych osobowych to sytuacja, która wymaga szybkiego i przemyślanego działania. Administratorzy danych, stając przed dylematem zaraportowania takiego incydentu do Urzędu, muszą dokładnie rozważyć swoją decyzję.

Z jednej strony, zgłoszenie naruszenia może skłonić Urząd do szczegółowej analizy nie tylko samego zdarzenia, ale także innych aspektów związanych z ochroną danych osobowych w organizacji. To może oznaczać konieczność przeprowadzenia audytu, udzielenia dodatkowych informacji, czy też podjęcia zaawansowanych działań na rzecz zabezpieczenia danych. Z drugiej jednak strony, niezgłoszenie naruszenia, mimo istniejącego obowiązku, może okazać się dużo bardziej obciążające. Kary finansowe, prawne oraz szkody dla reputacji - to tylko niektóre z możliwych konsekwencji przemilczenia zaistniałego incydentu.

Jeżeli więc masz wątpliwości co do tego, czy i jak zgłosić wyciek danych, pamiętaj, że zawsze warto zasięgnąć porady eksperta w dziedzinie ochrony danych osobowych. Profesjonalne doradztwo pomoże Ci podjąć właściwą decyzję, minimalizując ryzyko konsekwencji dla Twojej organizacji i osób, których dane dotyczą.

Nie ryzykuj – w dzisiejszych czasach ochrona danych osobowych jest priorytetem, a odpowiednie działanie w przypadku wycieku jest kluczowe dla utrzymania zaufania klientów i partnerów biznesowych.